Timbrul Arhitecturii - Schema Logica a Flow-urilor

Prezentare Generala

Ciclul complet al unei sesiuni de finantare Timbrul Arhitecturii, de la deschiderea aplicarilor pana la inchiderea decontului. Click pe o etapa pentru detalii.

A Aplicant

M Admin OAR

J Juriu

S Sistem (automat)

Timeline orientativ sesiune

1 Sept

Deschidere aplicari

1 Oct

Inchidere aplicari

Oct-Nov

Completari

Nov-Dec

Jurizare

Dec

Rezultate & Contestatii

Ian

Contractare

Ian-Nov

Implementare

Nov-Dec

Raportare & Decont

1

📝

Aplicare

Completare formular, upload documente, selectie categorie (8 categorii, 3 tipuri formulare)

Actori: Aplicant, Admin

Durata: 1 luna

6 comisii

2

⚖️

Jurizare

Evaluare de catre 5 membri/categorie cu criterii de notare si raport de juriu

Actori: Juriu, Admin

5 membri/categorie

3

📋

Contestatii

Upload document Word de contestatie, gestionat de 3 membri

Actori: Aplicant, Comisie (3)

1 document upload

4

📄

Contractare

Publicare rezultate, ajustare buget, generare automata documente contract

Actori: Admin, Aplicant

~110/153 acceptate

5

🔨

Implementare

Monitorizare proiecte, transmitere documente pre-eveniment, modificari cu tracking

Actori: Aplicant, Admin

History tracking

6

📊

Raportare

Definire activitati implementate, indicatori de impact, generare Anexa 11 si 12

Actori: Aplicant, Admin

Anexa 11 & 12

7

✅

Finalizare & Decont

Emitere factura, inchidere decont (inclusiv deconturi partiale)

Actori: Aplicant, Admin

Deconturi partiale

∞

🔔

Sistem Notificari & Audit

Notificari cu deadline, biblioteca ghiduri, audit trail complet pe toate modificarile

Transversal tuturor etapelor

1. Aplicare

Etapa 1 Aplicant + Admin 1 Sept - 1 Oct

Aplicantul completeaza formularul de finantare, selecteaza categoria si incarca documentele. Adminul poate cere completari chiar si dupa termenul limita.

▶

S Deschidere sesiune de finantare

Adminul configureaza sesiunea: date deschidere/inchidere, categorii active, comisii

Configurare:Perioada aplicare, categorii, template documente, ghiduri

Comisii:6 comisii de evaluare — se aloca din admin la aplicari

Biblioteca:Ghiduri disponibile pentru aplicanti

1

A Creare cont & autentificare

Aplicantul se inregistreaza/autentifica pe platforma

Date cont:Email, parola, nume organizatie

GDPR:Acord prelucrare date personale la inregistrare

2

A Completare informatii organizatie

Nume organizatie, website, email, Facebook, canal comunicare alternativ

Obligatorii:Numele organizatiei, email organizatie

Optionale:Website, pagina Facebook, YouTube/Instagram

3

A Completare persoana de contact

Nume, prenume, email (cu confirmare), telefon

Obligatorii:Nume + Prenume, email (validat), telefon

Validare:Email confirmat prin camp dublu

4

A Date proiect & selectie categorie

Numele proiectului, buget total, valoare finantare solicitata, alegere din 8 categorii

Proiect:Nume proiect, buget total (RON), suma solicitata (RON)

8 Categorii:Proiecte Editoriale (Carti, Reviste), Proiecte Culturale (ONG, Scoli de Vara, Filiale Teritoriale, Evenimente Anuale/Bienale/Trienale, Itinerarii Expozitii), Proiecte Culturale cu Componenta de Cercetare

Formulare:3 formulare diferite in functie de categorie

Logica:Selectia categoriei determina ce documente sunt obligatorii

5

A Upload documente suport

~83 campuri file upload conditionare de categorie (PDF, XLS/XLSX, max 15MB)

Comune:Cerere finantare (Anexa 1/4), Buget (Anexa 5/6), CV-uri, Atestare fiscala ANAF, Extras cont bancar

Conditionate:Acorduri drepturi autor, Acorduri parteneriat, Dovada cofinantare min 10%, Prezentare, Scrisori recomandare

Restrictii:Max 15MB/fisier, formate PDF/XLS/XLSX, denumire: Prefix_NumeProiect (max 15 car)

Specifice:Filiale OAR — Hotarare Colegiu Director; Cercetare — 2 Scrisori recomandare

6

A GDPR & Declaratii

Acord prelucrare date, declaratie pe proprie raspundere, acord GDPR suplimentar

Checkboxuri:2 acorduri GDPR obligatorii

Documente:Declaratie proprie raspundere (upload), Acord prelucrare date (upload), Declaratie suplimentara, Acord GDPR suplimentar

📤

A S Trimitere aplicatie

Validare automata campuri obligatorii, confirmare email, salvare draft/final

Validare:Toate campurile obligatorii completate, formate fisiere corecte

Status:Draft → Trimis → In evaluare

Notificare:Email confirmare trimitere catre aplicant

Decizie: Dosarul este complet?

DA → Trece la jurizare

NU → Admin trimite cerere completari

⚠ Completari post-termen: Adminul poate cere completari chiar si dupa inchiderea perioadei de aplicare (1 octombrie). Se trimite notificare aplicantului cu deadline si se permite editarea aplicatiei.

↻

M Cerere completari

Adminul trimite notificare cu mesaj si deadline. Aplicatia se redeschide pentru editare.

Mecanism:Notificare prin platforma cu deadline

Editare:Aplicatia se redeschide doar pentru campurile cerute

Tracking:Audit log pe toate modificarile

✓

M Alocare comisie evaluare

Adminul aloca fiecare aplicatie la una din cele 6 comisii de evaluare

Comisii:6 comisii disponibile — alocare manuala din admin

Reguli:Fiecare comisie are 5 membri

2. Jurizare

Etapa 2 Juriu (5/categorie) ~4-6 saptamani

Fiecare aplicatie este evaluata de 5 membri de juriu pe baza criteriilor de evaluare. Se genereaza note si un raport al juriului.

1

M Configurare criterii evaluare

Adminul defineste grila de evaluare: criterii, ponderi, note maxime per criteriu

Criterii:Diferite per categorie, configurabile din admin

Nota:Sistem de notare numeric cu ponderi

2

J Evaluare individuala

Fiecare dintre cei 5 jurati acceseaza aplicatiile, studiaza documentele si acorda note

Acces:Juratul vede doar aplicatiile din comisia sa

Evaluare:Nota per criteriu, comentarii, observatii

Confidential:Un jurat nu vede notele celorlalti pana la finalizare

3

S Calcul medii & clasament

Sistemul calculeaza media notelor si genereaza clasamentul per categorie

Formula:Media aritmetica a notelor celor 5 jurati

Output:Clasament per categorie, lista acceptati/respinsi

4

J Generare raport juriu

Juriul intocmeste un raport colectiv cu motivarea deciziilor

Continut:Motivari decizii, recomandari, observatii generale

Format:Document generat din platforma cu input juriu

Rezultat evaluare per aplicatie

Acceptat integral → Contractare

Acceptat partial → Contractare cu buget redus

Respins → Notificare aplicant (poate contesta)

3. Contestatii

Etapa 3 Aplicant + Comisie (3 membri) ~2 saptamani

Dupa afisarea rezultatelor, aplicantii pot contesta decizia. Contestatia este un simplu document Word uploadat, analizat de 3 membri (nu 5).

⚠ Atentie: Contestatiile sunt gestionate de 3 membri, NU de 5 ca jurizarea initiala. Comisia de contestatii poate fi diferita de comisia initiala de evaluare.

1

S Publicare rezultate jurizare

Rezultatele se afiseaza pe platforma per categorie. Notificare la toti aplicantii.

Vizibilitate:Fiecare aplicant vede doar rezultatul propriu + clasament general

Notificare:Email + notificare platforma la toti aplicantii

2

A Depunere contestatie

Formular simplu cu un singur camp: upload document Word (.docx) cu argumentele contestatiei

Formular:1 singur camp file upload (.docx)

Termen:Definit de admin la configurarea sesiunii

Notificare:Confirmare depunere catre aplicant + notificare admini

3

M Alocare comisie contestatii (3 membri)

Adminul aloca contestatia la 3 membri care o analizeaza

Membri:3 membri (nu 5 ca la jurizare)

Acces:Membrii vad aplicatia originala + documentul de contestatie

4

J Analiza si decizie contestatie

Comisia analizeaza si decide: accepta/respinge contestatia

Decizie:Admisa / Respinsa + motivare

Efect admitere:Se recalculeaza clasamentul, aplicatia trece in etapa de contractare

Notificare:Rezultat contestatie comunicat aplicantului

4. Contractare

Etapa 4 Admin + Aplicant ~2-4 saptamani

Se publica rezultatele finale, se ajusteaza bugetele (finantari partiale), si se genereaza automat toate documentele contractuale pe baza datelor din aplicatie.

1

M Publicare rezultate finale per categorii

Dupa finalizare contestatii, se publica clasamentul final pe platforma

Statistici:~110 din 153 aplicatii acceptate (integral sau partial)

Vizibilitate:Rezultate publice per categorie

2

A M Ajustare buget (daca e cazul)

Pentru finantari partiale: aplicantul propune un buget NOU adaptat, adminul valideaza

Cand:Finantare partiala — suma acordata mai mica decat cea solicitata

Proces:Aplicantul revizuieste bugetul → Admin valideaza → Buget NOU devine anexa la contract

Tracking:Buget initial vs buget revizuit — audit trail

3

S Generare automata documente contract

Sistemul genereaza toate documentele contractuale pe baza datelor din aplicatie si bugetul aprobat

Documente:Contract de finantare, Anexa buget, Grafic plati, Declaratii

Input:Date organizatie + date proiect + buget aprobat

Generare:Template-based document generation (DOCX/PDF)

4

A M Semnare contract

Aplicantul si OAR semneaza contractul de finantare. Proiectul trece in faza de implementare.

Proces:Download documente → Semnare → Re-upload semnat → Admin valideaza

Status:Contractat → In implementare

5. Implementare

Etapa 5 Aplicant + Admin ~6-10 luni

Monitorizarea implementarii proiectelor: transmitere documente pre-eveniment, notificari concursuri, modificari cu history tracking complet.

1

A Transmitere documente pre-eveniment public

Inainte de orice eveniment public, aplicantul trimite documentele necesare. OAR da feedback.

Trigger:Aplicantul declara un eveniment public → obligat sa uploadeze documente

Feedback:OAR trimite notificare: Validat / Cerere clarificari

Tracking:Fiecare schimb de documente/mesaje e logat

2

S Notificare concursuri

Sistemul trimite notificari automate cand proiectele implica concursuri

Cand:Proiect implica concurs de arhitectura

Notificare:Catre aplicant si admini, conform regulamentului

3

A Modificari pe parcursul proiectului

Schimbari de titlu, echipa, buget — ORICE modificare cu history tracking si notificare admini

Ce se poate modifica:Titlu proiect, echipa, buget, calendar, activitati

History tracking:Fiecare modificare: cine, cand, ce s-a schimbat (valoare veche → valoare noua)

Notificari:Notificare automata catre admini la orice modificare

Aprobare:Unele modificari pot necesita aprobare admin (ex: buget)

⚠ History Tracking obligatoriu: Orice modificare pe parcursul implementarii trebuie sa aiba audit trail complet: utilizator, timestamp, valoare veche, valoare noua. Notificari automate catre admini SI aplicanti.

6. Raportare

Etapa 6 Aplicant + Admin La finalul proiectului

Aplicantul raporteaza activitatile implementate cu indicatori de impact. Sistemul genereaza Anexa 11 si 12. Include raportare buget.

1

A Definire activitati implementate

Aplicantul descrie fiecare activitate realizata din planul de proiect

Date:Descriere activitate, data realizare, locatie, participanti

Dovezi:Upload documente probatorii (fotografii, materiale, etc.)

2

A Indicatori de impact

Completare indicatori cantitativi si calitativi de impact al proiectului

Cantitativi:Nr. participanti, nr. evenimente, nr. publicatii, reach media

Calitativi:Feedback participanti, impact comunitar, continuitate

3

S Generare Anexa 11 si Anexa 12

Sistemul genereaza automat documentele de raportare standardizate

Anexa 11:Raport narativ activitati + indicatori

Anexa 12:Raport financiar detaliat

Format:Generat automat din datele completate (DOCX/PDF)

4

A Raportare buget

Raportare detaliata a cheltuielilor conform bugetului aprobat

Continut:Cheltuieli per linie bugetara, documente justificative

Validare:Totaluri calculate automat, comparatie cu bugetul aprobat

7. Finalizare & Decont

Etapa 7 Aplicant + Admin La final proiect

Emitere factura, inchidere decont final. Se pot depune si deconturi partiale pe parcursul proiectului.

1

A Deconturi partiale (optional, pe parcurs)

Aplicantul poate depune deconturi partiale — un formular separat pentru fiecare decont

Formular:Formular dedicat per decont partial

Continut:Cheltuieli efectuate, documente justificative, facturi

Multiple:Se pot depune mai multe deconturi partiale pe durata proiectului

2

A Emitere factura

Aplicantul emite factura catre OAR conform contractului

Baza:Conform contract + buget aprobat

Upload:Factura scanata/PDF uploadata in platforma

3

M Verificare decont

Adminul verifica decontul, compara cu bugetul aprobat, valideaza documentele justificative

Verificari:Conformitate buget, documente complete, calcule corecte

Rezultat:Aprobat / Cerere completari / Respins partial

✓

M S Inchidere decont final

Adminul marcheaza decontul ca inchis. Proiectul se finalizeaza in platforma.

Status final:Proiect finalizat — decont inchis

Arhivare:Toate datele proiectului raman accesibile in mod read-only

Sistem Notificari & Audit

Transversal Toate rolurile

Sistemul de notificari traverseaza toate etapele. Include notificari cu deadline, biblioteca de ghiduri, si audit trail complet.

Tipuri de notificari

Cerere completari aplicatie

M → A Cu deadline, permite editare post-termen

Confirmare trimitere aplicatie

S → A Email + notificare platforma

Rezultate jurizare

S → A Acceptat/Respins per aplicant

Rezultat contestatie

S → A Admisa/Respinsa

Feedback documente pre-eveniment

M → A Validat/Clarificari

Modificare proiect

S → M Orice schimbare titlu/echipa/buget

Notificare concurs

S → A + M Conform regulament

Deadline depasit

S → M Notificari necitite/depasite

Decont depus

A → M Partial sau final

Aprobare/Respingere decont

M → A Cu motivare

Mecanism notificari

In-platform: Centru notificari cu badge count, filtrare citite/necitite, sortare dupa deadline, actiune rapida.

Email: Notificari duplicate pe email pentru actiuni critice (rezultate, deadline-uri).

Dashboard admin: Vizualizare notificari depasite, necitite, ordonate dupa urgenta.

Audit Trail

Audit complet pe TOATE modificarile:

Fiecare actiune logata cu: Utilizator (cine), Timestamp (cand), Actiune (ce), Valoare veche → Valoare noua (detalii schimbare).

Notificari trimise automat catre utilizatori SI admini la fiecare modificare sau cerere.

Biblioteca Ghiduri

Fiecare etapa are o sectiune „Biblioteca": Ghiduri, template-uri documente, FAQ, instructiuni de completare. Gestionata de admin, vizibila pentru aplicanti contextual (in etapa relevanta).

Rapoarte Interne Admin

Transversal Admin OAR

Rapoarte agregate per editie/sesiune de finantare. Dashboard-uri cu indicatori din proiecte, statistici jurizare, buget si performanta globala. Disponibile doar pentru utilizatorii cu rol Admin.

Rapoarte per editie (sesiune de finantare)

📊

M Dashboard General Editie

Vizualizare sintetica a intregii sesiuni: nr. aplicatii, rate acceptare, buget total alocat vs buget disponibil

KPI-uri:Nr. total aplicatii, Nr. acceptate (integral + partial), Nr. respinse, Nr. contestatii, Rata de succes per categorie

Buget:Total buget sesiune, Total alocat, Total disponibil, Total decontat, % executie bugetara

Timeline:Status global sesiune, nr. proiecte per etapa (aplicare/jurizare/contractare/implementare/finalizate)

Vizualizare:Grafice pie/bar per categorie, timeline chart cu milestone-uri sesiune

📈

M Raport Aplicatii per Categorie

Defalcare detaliata a aplicatiilor pe cele 8 categorii: numar, sume solicitate, rate de acceptare

Per categorie:Nr. aplicatii depuse, Nr. acceptate, Nr. respinse, Suma totala solicitata, Suma totala aprobata

Comparativ:Rata acceptare per categorie, Buget mediu solicitat vs aprobat, Distributie pe categorii vs editia anterioara

Export:Tabel exportabil CSV/XLSX cu toate aplicatiile si statusul lor

⚖️

M Raport Jurizare

Statistici evaluare: note medii, distributie note, consistenta intre jurati, progres evaluare per comisie

Per comisie:Nr. aplicatii evaluate/ramase, Progres evaluare per jurat (%), Nota medie comisie

Consistenta:Deviatie standard note per aplicatie, Corelatie intre jurati, Identificare outlier-e (diferente mari)

Clasament:Top aplicatii per categorie, Prag acceptare, Distributie note (histogram)

Contestatii:Nr. contestatii, Rata admitere contestatii, Impact pe clasament

💰

M Raport Financiar Editie

Overview bugetar complet: alocare, executie, deconturi, restante per proiect si per categorie

Alocare:Buget total sesiune, Repartizare per categorie, Finantari integrale vs partiale

Executie:Total decontat vs total alocat, % executie per proiect, Proiecte sub-executie/supra-executie

Deconturi:Nr. deconturi depuse/aprobate/respinse, Valoare totala decontata, Media timp verificare

Restante:Proiecte fara decont depus, Proiecte cu deadline depasit, Sume ramase de plata

🎯

M Raport Indicatori de Impact (agregat)

Agregare indicatori de impact din toate proiectele finantate: participanti, evenimente, publicatii, reach

Cantitativi:Total participanti (sum din toate proiectele), Nr. evenimente organizate, Nr. publicatii, Reach media total

Calitativi:Scor mediu feedback participanti, Nr. proiecte cu continuitate, Impact comunitar (agregat)

Per categorie:Indicatori broken down per fiecare din cele 8 categorii

Comparativ:Indicatori editie curenta vs editie anterioara, Trend multi-anual

Export:Raport printabil PDF cu grafice si tabele, pentru Consiliu OAR

📋

M Raport Status Proiecte

Monitorizare progres toate proiectele active: deadlines, activitati, modificari, probleme

Overview:Tabel cu toate proiectele: status, % progres, buget utilizat, urmatorul deadline

Alerte:Proiecte cu deadline depasit, Proiecte fara activitate >30 zile, Modificari neavizate

Filtrare:Per categorie, per status, per comisie, per beneficiar

Sortare:Dupa deadline, dupa buget, dupa progres, dupa numar modificari

📤

M S Export si Sincronizare

Export date in formate standard, sincronizare cu site-ul OAR (WordPress), generare rapoarte printabile

Export:CSV/XLSX cu toate tabelele, filtrabil per categorie/status/perioada

Sincronizare:Push automat rezultate/proiecte acceptate catre site-ul WordPress OAR

PDF:Generare raport complet editie (PDF) cu grafice, tabele, indicatori — pentru Consiliu OAR

API:Endpoint-uri read-only pentru integrari externe

Acces: Rapoartele sunt vizibile exclusiv utilizatorilor cu rol M Admin. Datele sunt calculate in timp real pe baza informatiilor din platforma. Fiecare raport poate fi exportat in CSV, XLSX sau PDF.

Tipuri de rapoarte disponibile

Dashboard Editie

KPI-uri sintetice, grafice, status global sesiune

Raport Aplicatii

Defalcare per categorie, sume, rate acceptare

Raport Jurizare

Note, consistenta jurati, clasamente, contestatii

Raport Financiar

Buget alocat/executat/decontat, restante

Raport Impact

Indicatori agregati: participanti, evenimente, reach

Status Proiecte

Monitorizare progres, alerte, deadlines

Ecrane & Functionalitati: Aplicant

Rol: Aplicant Beneficiar finantare

Toate ecranele si functionalittatile disponibile pentru un utilizator cu rol de Aplicant (organizatie/persoana care depune si gestioneaza proiecte de finantare).

18

Ecrane unice

Pagini/view-uri distincte

52

Functionalitati

Actiuni si interactiuni

7

Module acoperite

Din ciclul complet

Ecran	Modul	Functionalitati	Etapa
Login / Inregistrare	Autentificare	Creare cont cu email + parola Autentificare Resetare parola Acord GDPR la inregistrare	E1
Dashboard Aplicant	General	Statistici: nr. aplicatii, proiecte active, buget Progres proiect activ (progress bar) Activitate recenta (timeline) Lista aplicatii cu status Notificari recente (badge count) Acces rapid la actiuni urgente	E1
Lista Aplicatii	Aplicare	Tabel cu toate aplicatiile depuse Filtrare per sesiune/status/categorie Link la detalii sau proiect activ Buton "Aplicatie noua"	E1
Formular Aplicatie Noua (multi-step)	Aplicare	Pas 1 — Informatii organizatie: nume, website, email, facebook, canal alt Pas 2 — Persoana contact: nume, prenume, email (confirmare), telefon Pas 3 — Detalii proiect: nume proiect, buget total, suma solicitata, selectie categorie (8 radio cards) Pas 4 — Documente suport: upload conditionat de categorie (~10-15 campuri vizibile), drag&drop, validare tip/dim Pas 5 — GDPR & Trimitere: checkboxuri acord, upload declaratii, trimitere finala Salvare draft automata la fiecare pas Stepper vizual cu progres Validare campuri obligatorii per pas	E1
Detaliu Aplicatie	Aplicare	Stepper status (Depusa → Completari → Jurizare → Rezultate → Contractare) Rezumat date aplicatie Lista documente incarcate cu preview Istoric aplicatie (timeline audit) Notificari legate de aplicatie	E1
Editare Aplicatie (Completari)	Aplicare	Formular pre-populat cu datele existente Campuri deblocate conform cererii admin Re-upload documente Vizualizare mesaj admin cu deadline Trimitere completari	E1
Rezultate Jurizare	Jurizare	Vizualizare rezultat propriu (acceptat/respins/partial) Nota obtinuta si clasament general Buton "Depune contestatie" (daca respins/partial)	E2
Formular Contestatie	Contestatii	Un singur camp: upload document Word (.docx) Confirmare trimitere Vizualizare status contestatie	E2
Contractare — Ajustare Buget	Contractare	Vizualizare suma aprobata vs solicitata Formular buget revizuit (pentru finantari partiale) Upload buget NOU Download contracte generate Re-upload contract semnat	E2
Dashboard Proiect (Implementare)	Implementare	Overview proiect: buget, progres, activitati Calendar activitati cu deadlines Lista activitati cu status Progress bar buget utilizat Alerte si actiuni necesare	E2
Upload Documente Pre-Eveniment	Implementare	Formular upload documente inainte de eveniment public Vizualizare feedback OAR (validat/clarificari) Istoric schimburi documente	E2
Formular Modificare Proiect	Implementare	Editare: titlu, echipa, buget, calendar, activitati Diff vizual (valoare veche → noua) Motivare modificare Notificare automata catre admin	E2
Raportare Activitati	Raportare	Lista activitati cu status raportare Formular per activitate: descriere, data, participanti, upload dovezi Indicatori de impact (cantitativi + calitativi) Generare Anexa 11 (raport narativ) — download Generare Anexa 12 (raport financiar) — download	E3
Raportare Buget	Raportare	Cheltuieli per linie bugetara Upload documente justificative Validare automata: total vs buget aprobat Comparatie buget initial vs executie	E3
Lista Deconturi	Decont	Tabel deconturi partiale + final Status per decont (Depus/Verificare/Aprobat/Respins) Suma totala decontata vs buget	E3
Formular Decont (Partial/Final)	Decont	Selectie tip (partial/final) Perioada cheltuieli Upload facturi + documente justificative Suma solicitata Trimitere spre verificare	E3
Centru Notificari	Transversal	Lista notificari cu badge necitite Filtrare: citite/necitite, cu deadline, depasite Actiune rapida din notificare Marcare citit/necitit	E1
Biblioteca & Ghiduri	Transversal	Grid de documente/ghiduri per etapa Filtrare per etapa Download template-uri (Anexe, formulare) FAQ	E1

Ecrane & Functionalitati: Membru Juriu

Rol: Juriu Evaluator / Membru Comisie Contestatii

Ecranele disponibile pentru un membru de juriu. Acces restrictionat doar la aplicatiile din comisia sa. Nu vede notele celorlalti jurati pana la finalizare.

8

Ecrane unice

Pagini/view-uri distincte

22

Functionalitati

Actiuni si interactiuni

2

Module acoperite

Jurizare + Contestatii

Ecran	Modul	Functionalitati	Etapa
Login Juriu	Autentificare	Autentificare cu credentiale primite de la admin Acces restrictionat — doar modulul de jurizare	E1
Dashboard Juriu	Jurizare	Lista sesiuni/comisii la care e alocat Progres evaluare: X din Y aplicatii evaluate Deadline evaluare Acces rapid la urmatoarea aplicatie neevaluata	E2
Lista Aplicatii de Evaluat	Jurizare	Tabel cu aplicatiile din comisia sa Status per aplicatie (evaluat/neevaluat) Filtrare per categorie Sortare dupa nume/data/status	E2
Detaliu Aplicatie (read-only)	Jurizare	Vizualizare completa aplicatie: date organizatie, proiect, buget Download/preview toate documentele incarcate Informatii categorie NU vede notele celorlalti jurati	E2
Formular Evaluare	Jurizare	Grila de evaluare cu criterii configurate per categorie Nota per criteriu (input numeric) Comentarii per criteriu (textarea) Comentariu general aplicatie Salvare draft evaluare Trimitere evaluare finala (ireversibil)	E2
Raport Juriu (colaborativ)	Jurizare	Vizualizare note consolidate (dupa finalizare toti 5) Clasament per categorie Formular contribuire la raportul juriului Motivare decizii	E2
Detaliu Contestatie	Contestatii	Vizualizare aplicatie originala + notele initiale Download document contestatie (.docx) Formular decizie: Admisa/Respinsa + motivare Vizualizare voturile celorlalti 2 membri (dupa vot)	E2
Notificari Juriu	Transversal	Notificari: aplicatii noi alocate, reminder evaluare, deadline Rezultate finale dupa finalizare jurizare	E2

Reguli de acces juriu: Un jurat vede DOAR aplicatiile din comisia sa. NU vede notele celorlalti jurati pana cand toti 5 finalizeaza. Evaluarea trimisa este ireversibila. La contestatii, comisia are 3 membri (nu 5).

Ecrane & Functionalitati: Admin (Comisie OAR)

Rol: Admin Gestionar sesiuni, comisii, proiecte

Toate ecranele si functionalittatile pentru administratorii OAR. Acces complet la toate datele, configurari, rapoarte si gestiune.

24

Ecrane unice

Pagini/view-uri distincte

68

Functionalitati

Actiuni si interactiuni

8+

Module acoperite

Toate + rapoarte + config

Ecran	Modul	Functionalitati	Etapa
Dashboard Admin	General	KPI-uri sesiune: nr. aplicatii, acceptate, buget alocat/disponibil Status global: nr. proiecte per etapa Alerte: deadlines depasite, notificari necitite, actiuni necesare Grafice distributie per categorie Activitate recenta globala	E1
Configurare Sesiune	Config	Creare/editare sesiune finantare Setare perioade: aplicare, jurizare, contestatii, contractare Activare/dezactivare categorii Setare buget total sesiune Upload template-uri documente	E1
Gestionare Comisii	Config	Creare/editare cele 6 comisii de evaluare Adaugare/eliminare membri juriu (5/comisie) Creare comisii contestatii (3 membri) Vizualizare alocare per comisie	E1
Gestionare Utilizatori	Config	Lista toti utilizatorii cu rol si status Creare conturi juriu Activare/dezactivare conturi Resetare parole	E1
Lista Aplicatii (toate)	Aplicare	Tabel cu TOATE aplicatiile din sesiune Filtrare: status, categorie, comisie, suma Sortare multi-coloana Export CSV/XLSX Actiuni bulk: alocare comisie, schimbare status	E1
Detaliu Aplicatie (admin view)	Aplicare	Toate datele aplicatiei Documente cu preview Buton "Cerere completari" (mesaj + deadline) Alocare/schimbare comisie Schimbare manuala status Audit trail complet al aplicatiei	E1
Cerere Completari	Aplicare	Formular: mesaj catre aplicant, selectie campuri de completat, deadline Permite editare post-termen Notificare automata aplicant	E1
Alocare Comisii	Jurizare	Drag & drop sau bulk alocare aplicatii la comisii Vizualizare distributie per comisie Balansare workload intre comisii	E2
Configurare Criterii Evaluare	Jurizare	Definire criterii per categorie Setare ponderi/note maxime per criteriu Preview grila evaluare	E2
Monitorizare Jurizare	Jurizare	Progres evaluare per comisie si per jurat Reminder-e automate catre jurati intarziati Vizualizare note (dupa finalizare) Clasament per categorie Validare si publicare rezultate	E2
Publicare Rezultate	Jurizare	Preview rezultate per categorie Buton publicare (notificare toti aplicantii) Configurare ce e vizibil public vs privat	E2
Gestionare Contestatii	Contestatii	Lista contestatii depuse Alocare la comisie de 3 membri Vizualizare voturi si decizii Publicare rezultat contestatii Recalculare clasament	E2
Gestionare Contracte	Contractare	Lista proiecte acceptate cu status contract Validare buget revizuit (finantari partiale) Generare automata documente contract Verificare contract semnat uploadat Activare proiect → trecere in implementare	E2
Monitorizare Proiecte	Implementare	Tabel toate proiectele active: status, progres, buget, deadline Alerte: deadlines depasite, fara activitate, modificari neavizate Filtrare/sortare multi-criteriu Click → detaliu proiect	E2
Detaliu Proiect (admin)	Implementare	Toate datele proiectului, activitati, buget Validare/respingere documente pre-eveniment Vizualizare si aprobare modificari Audit trail complet Trimite notificari cu mesaj + deadline	E2
Verificare Deconturi	Decont	Lista deconturi depuse (partiale + finale) Detaliu decont: cheltuieli, facturi, justificative Comparatie cu bugetul aprobat Actiuni: Aproba / Cere completari / Respinge partial Inchidere decont final → finalizare proiect	E3
Raport Dashboard Editie	Rapoarte	KPI-uri agregate: aplicatii, acceptare, buget, executie Grafice per categorie Timeline sesiune cu milestone-uri	E3
Raport Aplicatii per Categorie	Rapoarte	Defalcare detaliata per cele 8 categorii Rate acceptare, sume medii, comparativ editii Export CSV/XLSX	E3
Raport Jurizare	Rapoarte	Statistici note, consistenta jurati, distributie Clasamente, contestatii, impact	E3
Raport Financiar Editie	Rapoarte	Buget alocat/executat/decontat per proiect si categorie Restante, sub-executie, supra-executie	E3
Raport Indicatori Impact	Rapoarte	Indicatori agregati din toate proiectele Comparativ multi-anual Export PDF pentru Consiliu OAR	E3
Export & Sincronizare	Rapoarte	Export tabele CSV/XLSX filtrabile Sincronizare proiecte acceptate → WordPress OAR Generare raport PDF complet editie	E3
Gestionare Biblioteca	Transversal	CRUD ghiduri si template-uri per etapa Upload/inlocuire fisiere Setare ordine afisare Activare/dezactivare per sesiune	E1
Audit Trail Global	Transversal	Log toate modificarile din platforma Filtrare: per utilizator, entitate, actiune, perioada Export audit trail pentru raportare Vizualizare diff per modificare	E2

Total ecrane platforma: Aplicant (18) + Juriu (8) + Admin (24) = ~50 ecrane unice. Unele ecrane sunt partajate intre roluri cu vizibilitate diferita (ex: detaliu aplicatie). Adminul are cel mai mare numar de ecrane deoarece gestioneaza intregul ciclu de viata.

Buget Restructurat: 3 Etape x €5.000

Total: €15.045

Bugetul proiectului structurat in 3 etape egale de ~€5.000. Fiecare etapa contine module independente livrate functional.

€5.015

Etapa 1 — Fundament + Aplicare

Sapt. 1-6

€5.015

Etapa 2 — Jurizare + Contractare

Sapt. 7-12

€5.015

Etapa 3 — Raportare + Admin

Sapt. 13-18

Etapa 1 — Fundament Tehnic + Mecanism Aplicare €5.015

Modul	Functionalitate	Cost (€)
Pagini		1.190
Meniu + Footer	Layout principal, navigatie, responsive	510
Home page	Listare apeluri active, filtrare, cautare	255
Detaliu apel	Info apel, categorii, documente, deadline	425
Mecanism Opencall (Aplicare)		1.105
Propunere noua	Formular multi-step cu validari, upload fisiere	765
Edit propunere	Editare draft, completari post-deadline	340
Contul Meu		340
User management	Login, signup, reset parola, profil	340
Notificari (baza)		340
Centru notificari	Lista notificari, badge count, marcare citit	340
Servicii		1.020
Email tranzactional	Trimitere email-uri automate (confirmare, reminder)	43
Analytics	Integrare tracking utilizare platforma	43
Mentenanta E1	Bug fixing, ajustari, suport	680
Server setup	Configurare server, CI/CD, hosting	255
Biblioteca & Ghiduri		425
Ghiduri per etapa	CRUD ghiduri, afisare contextuala per etapa	425
Admin (baza)		595
Lista aplicatii	Vizualizare, filtrare, actiuni bulk	340
Cerere completari	Solicitare completari cu deadline automat	255
TOTAL ETAPA 1		5.015

Etapa 2 — Jurizare + Contestatii + Contractare + Implementare €5.015

Modul	Functionalitate	Cost (€)
Jurizare		1.020
Dashboard juriu	Lista aplicatii alocate, status evaluare	170
Detaliu aplicatie	Vizualizare completa (read-only juriu)	255
Formular evaluare	Grila criterii, scoruri, comentarii	425
Clasament	Calcul medii automat, clasament per categorie	170
Contestatii		425
Depunere contestatie	Formular cu upload documente justificative	170
Comisie contestatii	Analiza, vot, decizie (comisie 3 membri)	255
Contractare		680
Publicare rezultate	Rezultate per categorie, notificare castigatori	170
Ajustare buget	Finantari partiale, revizuire bugete	170
Generare contracte	Generare automata contracte (python-docx)	340
Implementare (monitoring)		680
Dashboard proiect	Timeline activitati, progres, milestones	255
Upload documente	Documente pre-eveniment, feedback admin	170
Audit trail	History tracking pe toate modificarile	255
Admin (avansat)		765
Criterii evaluare	Configurare grila, ponderi, praguri	170
Gestiune comisii	Alocare membri, monitorizare progres jurizare	340
Contestatii + contracte	Workflow aprobare, vizualizare status	255
Notificari Email (avansate)		340
Email rezultate	Rezultate jurizare, contestatii, contractare	170
Deadline + escaladare	Remindere automate, escaladare la admin	170
Contul Meu (avansat)		510
Update detalii	Editare date beneficiar, documente organizatie	170
Listare proiecte	Propuneri, bugete, contracte, status	340
Mentenanta E2		595
Bug fixing + QA	Testare, corectii, stabilizare E1 + E2	595
TOTAL ETAPA 2		5.015

Etapa 3 — Raportare + Deconturi + Rapoarte Admin + Finalizare €5.015

Modul	Functionalitate	Cost (€)
Raportare Proiecte		850
Formular raportare	Activitati realizate, indicatori impact	425
Raportare buget	Cheltuieli per linie bugetara, diferente	255
Generare Anexe	Anexa 11 + 12 automat (python-docx)	170
Deconturi		680
Formular decont	Decont partial + final, upload justificative	340
Verificare admin	Workflow aprobare decont, feedback	170
Inchidere decont	Finalizare proiect, generare documente finale	170
Rapoarte Admin (intern)		1.360
Dashboard editie	KPI-uri agregat, grafice, status general	340
Raport aplicatii	Statistici per categorie, rate de acceptare	255
Raport jurizare + financiar	Scoruri medii, buget alocat vs consumat	340
Indicatori impact	Raport agregat indicatori din toate proiectele	170
Export date	Export tabele CSV/XLSX, rapoarte printabile	255
Sincronizare & Integrari		255
Sync WordPress	Sincronizare aplicatii acceptate catre site OAR	255
Audit Trail Complet		425
Dashboard audit	Vizualizare globala, filtrare, export log	425
QA, Testare, Deploy Productie		850
Testare E2E	Testare end-to-end toate fluxurile	340
Optimizare	Performanta, securitate, load testing	255
Deploy + training	Deploy productie, documentatie, training	255
Mentenanta E3		595
Bug fixing + polish	Corectii finale, documentatie tehnica	595
TOTAL ETAPA 3		5.015

Recapitulare Totala

Etapa	Continut	Cost (€)	~ RON
E1	Fundament + Aplicare + Notificari baza + Admin baza	5.015	25.727
E2	Jurizare + Contestatii + Contractare + Implementare	5.015	25.727
E3	Raportare + Deconturi + Rapoarte Admin + QA + Deploy	5.015	25.727
TOTAL PROIECT		15.045	77.181

Nota: Curs orientativ 1 EUR = 5.13 RON. Fiecare etapa se livreaza functional (deployabil) — nu exista dependente blocante intre etape. Etapa 1 produce o platforma functionala pentru aplicare.

Diferenta fata de bugetul original: Bugetul vechi (€8.500) acoperea doar aplicare + jurizare de baza. Bugetul nou (€15.045) adauga: contestatii complete, contractare cu generare documente, implementare cu tracking, raportare cu generare Anexe, deconturi, rapoarte admin agregate, sincronizare WordPress, audit trail, QA si deploy.

Entitati & Model de Date

Referinta tehnica

Entitatile principale ale platformei si relatiile dintre ele. Baza pentru modelul de date Django.

👤 User (Utilizator)

email, parola, rol (Aplicant/Admin/Juriu)
Relatii: are multe Aplicatii, Notificari

🏢 Organizatie

nume, website, email, facebook, canal_alt
Relatii: apartine User, are multe Aplicatii

📋 Sesiune Finantare

an, data_start, data_end, status, categorii_active
Relatii: are multe Aplicatii, Comisii

📝 Aplicatie (Submission)

nume_proiect, buget_total, suma_solicitata, categorie
status: Draft/Trimis/Completari/In evaluare/Acceptat/Respins
Relatii: are multe Documente, Evaluari, Contestatii

📁 Document

tip, fisier, dimensiune, data_upload, versiune
Relatii: apartine Aplicatiei

👥 Comisie

nume, tip (evaluare/contestatii), membri (5 sau 3)
Relatii: are multi Jurati, evaluata multe Aplicatii

⚖️ Evaluare

jurat_id, aplicatie_id, note_per_criteriu, media
comentarii, data_evaluare

📋 Contestatie

aplicatie_id, document_word, status, decizie, motivare
comisie_contestatii (3 membri)

📄 Contract

aplicatie_id, buget_aprobat, buget_revizuit, documente_generate
status: Generat/Semnat/Activ/Finalizat

🔨 Proiect (Implementare)

contract_id, activitati, evenimente, modificari
history_tracking complet

📊 Raport

proiect_id, activitati, indicatori_impact
anexa_11, anexa_12, raport_buget

💰 Decont

proiect_id, tip (partial/final), cheltuieli
factura, status: Depus/Verificare/Aprobat/Respins

🔔 Notificare

destinatar, tip, mesaj, deadline, citita, actiune_url
Relatii: catre User, legata de Aplicatie/Proiect

📜 AuditLog

user_id, entitate, actiune, valoare_veche, valoare_noua
timestamp, ip_address

📚 Ghid (Biblioteca)

etapa, titlu, continut, fisier, ordine
Relatii: apartine Sesiunii, vizibil per Etapa

Timbrul Arhitecturii — Schema Logica a Flow-urilor

Prezentare Generala

Timeline orientativ sesiune

Aplicare

Jurizare

Contestatii

Contractare

Implementare

Raportare

Finalizare & Decont

Sistem Notificari & Audit

1. Aplicare

S Deschidere sesiune de finantare

A Creare cont & autentificare

A Completare informatii organizatie

A Completare persoana de contact

A Date proiect & selectie categorie

A Upload documente suport

A GDPR & Declaratii

A S Trimitere aplicatie

Decizie: Dosarul este complet?

M Cerere completari

M Alocare comisie evaluare

2. Jurizare

M Configurare criterii evaluare

J Evaluare individuala

S Calcul medii & clasament

J Generare raport juriu

Rezultat evaluare per aplicatie

3. Contestatii

S Publicare rezultate jurizare

A Depunere contestatie

M Alocare comisie contestatii (3 membri)

J Analiza si decizie contestatie

4. Contractare

M Publicare rezultate finale per categorii

A M Ajustare buget (daca e cazul)

S Generare automata documente contract

A M Semnare contract

5. Implementare

A Transmitere documente pre-eveniment public

S Notificare concursuri

A Modificari pe parcursul proiectului

6. Raportare

A Definire activitati implementate

A Indicatori de impact

S Generare Anexa 11 si Anexa 12

A Raportare buget

7. Finalizare & Decont

A Deconturi partiale (optional, pe parcurs)

A Emitere factura

M Verificare decont

M S Inchidere decont final

Sistem Notificari & Audit

Tipuri de notificari

Mecanism notificari

Audit Trail

Biblioteca Ghiduri

Rapoarte Interne Admin

Rapoarte per editie (sesiune de finantare)

M Dashboard General Editie

M Raport Aplicatii per Categorie

M Raport Jurizare

M Raport Financiar Editie

M Raport Indicatori de Impact (agregat)

M Raport Status Proiecte

M S Export si Sincronizare

Tipuri de rapoarte disponibile

Ecrane & Functionalitati: Aplicant

Ecrane & Functionalitati: Membru Juriu

Ecrane & Functionalitati: Admin (Comisie OAR)

Buget Restructurat: 3 Etape x €5.000

Etapa 1 — Fundament Tehnic + Mecanism Aplicare €5.015

Etapa 2 — Jurizare + Contestatii + Contractare + Implementare €5.015

Etapa 3 — Raportare + Deconturi + Rapoarte Admin + Finalizare €5.015

Recapitulare Totala

Entitati & Model de Date

👤 User (Utilizator)

🏢 Organizatie

📋 Sesiune Finantare